Реквизиты документов
Служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов (см. табл. 3.2).
| А0 | 841х1189 | А6 | 105х148 |
| А1 | 594х841 | А7 | 74х105 |
| А2 | 420х594 | А8 | 52х74 |
| А3 | 297х420 | А9 | 37х52 |
| А4 | 210х297 | А10 | 26х37 |
| А5 | 148х210 | А11 | 18х26 |
Чаще всего используются форматы А4 и А5. Документы, содержащие большие таблицы и схемы, могут оформляться на бумаге формата A3. Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля. Согласно ГОСТу верхнее и нижнее поля составляют 20 мм, левое 20 мм и правое 10 мм. На практике левое поле иногда устанавливают размером 35 мм для удобства переплета.
Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.
Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, так называемые реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный ГОСТом. Реквизит (от лат. Requisitum - необходимое) - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.
Схема расположения реквизитов на документе представлена на рис. 3.16., а пример бланка с реквизитами - на рис. 3.17. Отметим, что дата документа, равно как и регистрационный номер (реквизиты 11 и 12), обычно проставляется при регистрации документа, на бумажном носителе. А в электронном документе под них оставляется место.
Рис. 3.16. Схема расположения реквизитов
Рис. 3.17. Пример использования реквизитов в письме
Описание реквизитов, показанных на рис. 3.16, дано в табл. 3.3.
| 01 | Государственный герб Российской Федерации |
| 02 | Герб субъекта Российской Федерации |
| 03 | Эмблема4) организации или товарный знак (знак обслуживания) |
| 04 | Код организации |
| 05 | Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица |
| 06 | Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) |
| 07 | Код формы документа |
| 08 | Наименование организации |
| 09 | Справочные данные об организации |
| 10 | Наименование вида документа |
| 11 | Дата |
| 12 | Регистрационный номер документа |
| 13 | Ссылка на регистрационный номер и дату документа |
| 14 | Место составления или издания документа |
| 15 | Адресат |
| 16 | Гриф5) утверждения документа |
| 17 | Резолюция |
| 18 | Заголовок к тексту |
| 19 | Отметка о контроле |
| 20 | Текст документа |
| 21 | Отметка о наличии приложения |
| 22 | Подпись |
| 23 | Гриф согласования документа |
| 24 | Визы согласования документа |
| 25 | Оттиск печати |
| 26 | Отметка о заверении копии |
| 27 | Отметка об исполнителе |
| 28 | Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
| 29 | Отметка о поступлении документа в организацию |
| 30 | Идентификатор электронной копии документа |
Каждый документ имеет заголовочную часть (содержит реквизиты, расположенные до текста), основную (текст по сути документа) и оформляющую (реквизиты, расположенные после текста) (см. рис. 3.16).
В зависимости от типа и назначения, документ может содержать разный набор реквизитов. Однако есть группа обязательных реквизитов, необходимых для обеспечения юридической силы документа. Стандартная форма документов, как армейская форма, упрощает организацию учета и контроля (рис. 3.18).
Рис. 3.18. Унифицированная форма, имеющая стандартные элементы, необходима для организации учета и контроля