Составление и оформление протоколов
Протокол - справочно-информационный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и решения (постановления), принятые коллегиальным органом. Коллегиальность - принцип управления, при котором руководство осуществляется не единолично, а группой лиц, обладающих равными правами при решении вопросов; форма принятия решений, при которой учитывается коллективное мнение, используется метод обсуждения. Формуляр протокола:
- постоянные реквизиты "единого" бланка:
- эмблема (03);
- наименование организации (06);
- наименование вида документа (08) (ПРОТОКОЛ);
- переменные реквизиты "единого" бланка:
- дата (09);
- регистрационный номер (10);
- место составления или издания документа (место; где состоялось заседание) (12);
- заголовок (17);
- текст (19);
- отметка о наличии приложения (20)1;
- подписи (21).
На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжалось несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания. Например: 19-20.09.99.
Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и названия коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы. Например:
или
или
Текст протокола делится на две части: вводную, где указаны фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих, должности, фамилии и инициалы приглашенных и повестка дня, и основную, фиксирующую ход заседания.
Вводная часть протокола оформляется по следующей схеме:
Председатель - Фамилия И.О.
Секретарь - Фамилия И.О.
Присутствовали: (перечисляются фамилии и инициалы членов коллегиального органа по алфавиту фамилий).
Если на заседании присутствовали более 15 человек, указывается общее количество присутствовавших и дается ссылка на список участников. Например:
Присутствовали: 26 чел. (список прилагается)
или
Присутствовали: 120 чел. (регистрационный лист прилагается)
Приглашенные:
или
Приглашены: перечисляются должности, фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание (по убыванию должностных рангов)
Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на обсуждение коллегиального органа (пункты повестки дня). Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами и отвечает на вопрос «о чем?». Например:
Повестка дня:
1. О проекте производства продукции совместно с...
Доклад (кого?) должность Фамилия И.О.
2. Об участии в отраслевой выставке...
Доклад (кого?) должность Фамилия И.О.
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть следующие части:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):
Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки от границы левого поля, после них ставится двоеточие.
Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется после цифры, обозначающей порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца. После инициалов докладчика через тире фиксируются основные положения доклада. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа и, как правило, начинается с глагола в прошедшем времени (поддержал, опроверг, поставил под сомнение, одобрил, возразил, отметил, подчеркнул и т.п.).
Последовательность записи выступлений определяется порядком обсуждения.
Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после инициалов докладчика или выступившего указывается; текст (тезисы) доклада (выступления) прилагается (прилагаются).
После доклада или каждого выступления, если необходимо, последовательно записываются вопросы и ответы на них. Например:
Фамилия И.О. - как будет осуществляться переподготовка специалистов?
Фамилия И.О. -...
Вопросы и ответы фиксируются только в том случае, если, отвечая на
вопрос, докладчик или выступавший затронули темы, не нашедшие отражения в докладе (выступлении).
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решение нумеруется арабскими цифрами с указанием пунктов и подпунктов. Номер пункта соответствует номеру обсуждаемого вопроса.
На каждом заседании коллегиальный орган по всем пунктам повестки дня принимает или решение (РЕШИЛИ:) или постановление (ПОСТАНОВИЛИ:). Постановляющая часть решений должна быть конкретной и, при необходимости, содержать сведения об исполнителе, сути поручения и сроках его исполнения.
Если необходимо, оформляют отметку о наличии приложения (20).
Подписывают протокол председатель и секретарь собрания. Например:
Пример оформления протокола приведен в приложении.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов протоколы делятся на полные, краткие и сокращенные.
В краткой форме протокола не фиксируется процесс обсуждения вопросов, т.е. в основной части отсутствуют позиции СЛУШАЛИ и ВЫСТУПИЛИ.
В сокращенной форме протокола отсутствуют слова «Повестка дня». Указывается порядковый номер вопроса, его формулировка и (на отдельной строке) перечисляются в соответствии с порядком обсуждения фамилии и инициалы лиц, выступивших с докладами или сообщениями. Содержание выступлений не раскрывается. Например:
О производстве продукции совместно с фирмой...
(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
Далее фиксируется решение (постановление) по данному вопросу аналогично полной форме протокола.
Если необходимо проинформировать партнера о решениях, принятых относительно совместной деятельности, т.е. сообщить часть информации, содержащейся в подлиннике документа, оформляют выписку из протокола.
Пример оформления выписки из протокола приведен в приложении.
1 Заполняется при необходимости.
